停車場月費系統（Excel 版）— 需求說明書（A1_r4）

本文件定義以 Excel 單機為主的「指派清單 + 收款紀錄」簡化流程方案，供開發、交接與後續維護。

1. 目標與範圍

• 目標
  
  

  • 管理區公所內部停車位之月費：誰在用哪個車位、何時應繳、已繳/待繳名單、簡易對帳。
    
    

  • 以 Excel（含必要的資料驗證/公式/巨集） 完成；不依賴本機資料庫與外部伺服器。
    
    

• 不包含
  
  

  • 多人同時編輯、線上核銷/簽核、完整金流介接。
    
    

  • 精細權限控管（預設單人維護；檔案可分享唯讀）。
    
    

2. 角色

• 管理者（單一/少數）：維護指派、登錄收款、匯出報表。
  
  

• 一般同仁（唯讀）：可檢視報表（若提供）。
  
  

3. 主要流程（簡化版）

1. 建立指派：在「指派清單」登記 emp_id 使用 space_id 的 起始日~結束日（結束日可空代表持續）。
   
   

2. 收款登錄：每收到一筆款，就在「收款紀錄」填寫 yyyymm/emp_id/space_id/amount。
   
   

3. 月報/催繳：切換「儀表板」月份，查看「簡易報表」的 已繳/待繳名單進行通知。
   
   

4. （選配）對帳：以 yyyymm + 帳號後五碼 或 bank_ref 與「銀行明細」簡配比對。
   
   

4. 工作表與資料字典

4.1 同仁名冊（Employees / tblEmployees）

欄位

形態

鍵/關聯

說明

emp_id

整數

PK 唯一

員工編號（新增：MAX+1 或巨集產生）

name

文字

姓名

dept

文字

部門

phone

文字

連絡電話

email

文字

Email（基本格式檢核可選）

payer_last5

文字(5)

與銀行明細 last5 對應

匯款帳號後五碼

建立時間

日期時間

新增時間戳（巨集）

employment_status

清單：在職/離職

任用狀態

leave_date

日期

離職日（在職者空白）

驗證/規則

• emp_id 唯一；重複以資料驗證/條件式格式警示。
  
  

• payer_last5 必須為 5 位數字（允許空白）。
  
  

4.2 車位總表（tblSpaces）

欄位

形態

鍵/關聯

說明

space_id

文字

PK 唯一

車位代碼（例：B1-68）

space_type

清單：car/scooter

車位類型

zone

文字

區域/樓層

capacity

整數

容量（通常 1）

is_active

邏輯

是否啟用

note

文字

備註

4.3 指派清單（核心，取代合約 / tblAlloc）

以「誰在用哪個車位、在何期間」定義應繳對象。

欄位

形態

鍵/關聯

說明

emp_id

下拉(Employees.emp_id)

FK

使用者

emp_name

公式

由 emp_id 帶出

space_id

下拉(Spaces.space_id)

FK

車位

start_date

日期

指派起始日

end_date

日期(可空)

指派結束日（空=持續）

active_in_month

公式

依儀表板所選月份自動判斷是否本月占用

month_key

公式

=emp_id & "-" & space_id & "-" & TEXT(MonthStart,"yyyymm")

paid

公式

是否存在對應的收款（見 §4.4）

paid_amount

公式

本月合計已收金額

status

公式

已繳/待繳/空白（非本月）

space_dup_in_month

公式

本月同位被多人指派的計數（>1 代表衝突）

規則

• 同一 space_id 在同一月份不得重疊指派（以 space_dup_in_month > 1 警示）。
  
  

• 離職時：保留歷史指派；必要時在 end_date 補止於離職月月底。
  
  

4.4 收款紀錄（tblPayments）

每一筆收款（建議一筆付款 = 一個月份；季繳/年繳請拆成多列連續月份）

欄位

形態

鍵/關聯

說明

payment_date

日期

收到款日期

yyyymm

文字(6)

與 month_key 對應

使用月份（例：202509）

emp_id

下拉(Employees.emp_id)

FK

付款人

space_id

下拉(Spaces.space_id)

FK

所屬車位

amount

金額

實收金額

method

清單：轉帳/現金/其他

付款方式

bank_ref

文字

銀行參考碼（可空）

invoice_key

公式

UK

=emp_id & "-" & space_id & "-" & yyyymm

dup_invoice

公式/驗證

是否重複（同一 invoice_key 再次出現）

note

文字

備註

規則

• invoice_key 應唯一；若 dup_invoice=TRUE 顯示警示（避免重複入帳）。
  
  

• 季繳/年繳：請分拆為連續多列（或由巨集「展開季繳」自動產列）。
  
  

4.5 銀行明細（tblBank，選配）

欄位 形態 關聯 說明

txn_date 日期 交易日 amount

金額

實際入帳金額

last5

文字(5)

對 Employees.payer_last5

匯款帳號後五碼

memo

文字

銀行備註

bank_ref

文字

銀行交易參考號

yyyymm

公式

=TEXT(txn_date,"yyyymm")

match_key

公式

=yyyymm & "-" & last5

matched_invoice_key

公式/巨集

（選配）配對到的 invoice_key

is_matched

公式

是否配對成功

簡配邏輯（選配）

• 以 員工的 payer_last5 + 交易月份 對應到「收款紀錄」或「指派清單」的應收。
  
  

• 金額容許 ±5 元差額（可調），標示「OK / 金額差」。
  
  

4.6 計費方案（tblPlans，選用）

僅作參考價格或匯總分析之用；簡化方案不強制連動。

4.7 儀表板、簡易報表

• 儀表板
  
  

  • MonthSel (YYYY-MM) → 自動計算 MonthStart/MonthEnd。
    
    

  • KPI：本月占用車位、空位、本月重疊警示數。
    
    

  • 導覽按鈕：首頁/同仁/車輛/車位/指派/收款/方案/銀行/說明。
    
    

• 簡易報表
  
  

  • 「本月已繳」：過濾 指派清單[active_in_month]=TRUE & paid=TRUE。
    
    

  • 「本月待繳」：過濾 指派清單[active_in_month]=TRUE & paid=FALSE。
    
    

5. 業務規則（重點）

1. 指派為應收來源：某人某月是否應繳，完全由「指派清單」期間判定。
   
   

2. 一筆付款=一個月份：季繳/年繳請展開成多列，各自對應 yyyymm。
   
   

3. 唯一性
   
   

   • emp_id、space_id 唯一（各自 PK）。
     
     

   • invoice_key (emp_id-space_id-yyyymm) 唯一。
     
     

4. 重疊防呆：同一月份同一 space_id 若被多人指派，以 space_dup_in_month > 1 警示。
   
   

5. 離職：標註 employment_status=離職、leave_date；必要時將對應指派 end_date 補至月末。
   
   

6. 金額標準：金額可手填；若採用方案參考價，報表以方案價與實收金額對比（選配）。
   
   

6. 介面與操作（Excel）

• 資料驗證
  
  

  • 下拉：emp_id、space_id、method(轉帳/現金/其他)。
    
    

  • payer_last5 為 5 位數字（允許空白）。
    
    

• 條件式格式
  
  

  • dup_invoice=TRUE、space_dup_in_month>1 顯示紅色警示。
    
    

• 凍結窗格、欄寬、表頭樣式：提高可讀性與列印友好。
  
  

• （選配）小巨集
  
  

  • AddEmployee 新增同仁（已存在）
    
    

  • AssignSpace 指派車位（可後補）
    
    

  • AddPayment 收款登錄小表單（可後補）
    
    

  • ExpandQuarterly 季繳展開
    
    

  • ReconcileByLast5 以 yyyymm+last5 快速對帳
    
    

  • MarkEmployeeLeaving 一鍵離職（補結束日）
    
    

7. 報表與輸出

• 月報（本月已繳/待繳）：來自「簡易報表」或直接在「指派清單」過濾輸出。
  
  

• 季報：以 3 個月份彙總（樞紐或 FILTER 函數）。
  
  

• 異常報告：重疊指派、重複入帳、缺少 payer_last5 名單。
  
  

• 匯出：另存新檔或複製到新工作簿寄發；必要時另建列印版區塊（A4）。
  
  

8. 非功能性需求

• 相容性：建議 Office 365（支援 FILTER/XLOOKUP）；若無，改以 INDEX/MATCH 提供相容版。
  
  

• 效能：資料量 < 50,000 列；避免整欄揮發性公式；使用表格（Table）自動擴充。
  
  

• 備份：每月封存（例：parking_YYYYMM.xlsx）；重要作業後手動另存版本。
  
  

• 安全：活頁簿可設定密碼與工作表保護（輸入格解鎖）；避免同時多人開啟編輯。
  
  

• 在地語系：巨集檔採 Big5/UTF-16，避免亂碼（已提供編碼版）。
  
  

9. 驗收與測試案例（示例）

1. 新增指派：
   
   

   • emp_id=3、space_id=B1-68、start_date=2025/09/01、end_date=空 → 9 月 active_in_month=TRUE，status=待繳。
     
     

2. 登錄收款（9 月）：
   
   

   • yyyymm=202509、emp_id=3、space_id=B1-68、amount=2000 → 生成 invoice_key=3-B1-68-202509，dup_invoice=FALSE，回到指派清單 paid=TRUE/status=已繳。
     
     

3. 重複入帳：再次新增同一 invoice_key → dup_invoice=TRUE 警示。
   
   

4. 重疊指派：同一 space_id=B1-68 在 9 月再指派他人 → space_dup_in_month>1 警示。
   
   

5. 離職：emp_id=3 標註離職並補 end_date=2025/09/30 → 10 月起 active_in_month=FALSE。
   
   

10. 後續擴充（可選）

• 一鍵指派/收款表單（首頁）
  
  

• 對帳精進：以 bank_ref 或金額近似比對、誤差門檻可設
  
  

• 方案價自動帶出 + 差額分析
  
  

• Power Pivot/資料模型建立跨表關聯做樞紐分析
  
  

• 匯出寄發通知（CSV/Email 清單）
  
  

11. 版本與交接

• 版本命名：A1_r4（A1 系列，第 4 次重構/修正）。
  
  

• 交接附檔：parking_A1_r4.xlsx、（若有）macros_A1_big5.bas。
  
  

• 交接須知：請依此需求書操作；如需改欄位名稱/公式，務必更新本文對應段落。